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この記事は、更新時の情報と筆者の考えに基づくものです。
属人化されたリスクはないだろうか？
ブラックボックス化された業務はないだろうか？
万が一のときのバックアップは万全だろうか？
多少のことでは止まらない仕組みになっているだろうか？
「もっといい会社」にするためには、経営脳を整え「もっといい経営者」になることが唯一の選択肢です。
いい経営者になるためのマインドセットと心身のコンディション（L1～L3）を整えたら、次は「L4：経営のためのスキル」のトレーニングです。
このページでは、10人～100人規模の中小企業経営者のために、経営脳５つのレイヤーの「第４レイヤー：スキル」のひとつである「仕組み化スキル」について深掘りします。
【スキルの構造】ヒトも”OSとアプリ”で動いてる
個々のスキルの前に、まず「スキルの全体像」について要点整理しておきます。
「スキル」は、仕事をするための技能や技術などのことですが、大きく・・・
・・・２つに分類することができます。
スポーツでも・・・
- 競技の種類に関係なくすべてに共通する「筋力」「走力」「スタミナ」などの基礎的な能力と
- 「技」「テクニック」「連係プレー」など、その競技特有の能力に分類できますが
・・・それと全く同じです。
基礎スキルは「ビジネスパーソンとしてのスキル」であり、新人やベテラン、年齢や性別、ポジションなどの違いに関わらず「全員必修」のものです。
このブログでは、その中でも特に優先的に重要と思われる「課題発見力」「計画実現力」「管理力」「仕組力」「コミュニケーション力」「論理的思考力」「拡深思考力」「リーダ力」の８つについて紹介しています。
一方で、経営スキルは、会社経営特有の技能等であり「ヒト・モノ・カネ＋トキ」をマネジメントするための経営者にとって必修のスキルです。このブログでは「先見力」「理念創造力」「戦略構想力」「チームビルディング力」「会計力」「情報力」「プロジェクトマネジメント力」「伝達力」の８つを特に重要と位置付けて紹介しています。
「基礎スキル」は、パソコンやスマートフォンに例えるなら「OS」に相当する部分です。「OS」がイマイチであれば、どんなに優秀な「アプリ」をインストールしてもサクサク動かない、という現象をそっくりです。
「経営が上手くいかない」という症状において、経営者のアプリ（経営スキル）以上に、そもそものOS（基礎スキル）に課題があるというケースは少なくありません。
（詳しくは「経営脳の第４レイヤー：スキル」を参考にしてください。）
【定義】仕組みで回す基礎スキル
「仕組み化」とは、簡単に言うと「個人のやり方」を「会社のやり方」に変換していくことであり「仕組み化スキル」とは、その知識やノウハウ、そして経験を踏まえた実務能力のことを指します。
言い換えれば「人に依存せず、仕組みで回すスキル」です。
これは「仕事を抱え込まない」「バックアップ体制を準備しておく」「いつでもバトンタッチできる状態にする」という意味で、マネジメント層に限らず、すべてのビジネスパーソンにとって必要な「基礎スキル」のひとつとして位置付けています。
仕組み化を進めないと、その担当者は、自分自身の考え方や技量の範囲内で「自分のやり方」を形作ります。いわゆる「属人化」が進むわけです。仮に、その方法が偶然にも最適化された効率の良い方法であったとしても、そのノウハウや経験は、その個人に蓄積され「会社のノウハウ・経験」として共有されないことがほとんどです。
このような属人化が進むと、次のような「ムリ」「ムダ」「キケン」となって現れます。
- ムリムダ：属人化された方法は、その担当者の力量の範囲内でしか合理化が進まず、無理や無駄が散見される。
- 聖域化：その業務のブラックボックス化が進み、その内容が他者からは見えづらくなり、それが進むと、アンタッチャブルな聖域みまで発展することがある。
- リスク：属人化された業務においては「できることしかやらない（＝やるべきことの抜け漏れ）」という傾向があるばかりではなく、不透明さがあるため、ミスの発覚が遅れたり、最悪の場合は不正の温床になってしまう。
- 停滞：属人化された業務の担当者が不在の場合、業務が止まってしまうことがあり、また、退職時には、その業務のノウハウや経験知も併せて消滅してしまうことがある。
- 引継ぎ困難：属人化された個性的かつ独特な方法は、引継ぎや伝承が困難となることがある。
- 非効率：属人化された業務の担当者にとっての最適化は、他者にとっては非常に効率の悪い方法であることがある。
- 成長の妨げ：属人化された業務の担当者のキャパシティーに処理能力が依存するため、業務拡大の足かせになることがある。
- 進化の妨げ：全体的、総合的なシステム化やデジタル化の障害になることがある。
これらの弊害が、チームにとって悪影響を及ぼすことについて、多くの説明は不要でしょう。
仕組み化を進めることが、コストパフォーマンス、タイムパフォーマンス、人材育成、さらにリスクヘッジなど様々な面において必要です。
【盲点】他人事ではない経営の仕組み化
「仕組み化」とは、前述したように「仕事を抱え込まない」「バックアップ体制を準備しておく」「いつでもバトンタッチできる状態にする」ということで、そのための「仕組み化スキル」は、すべてのビジネスパーソンにとって必要である「基礎スキル」のひとつとして位置付けていますが、これは経営者も例外ではありません。
経営者として、チームの仕組み化を進め、生産性を改善し、リスクを軽減するためのリーダーシップを発揮することは当然ですが、忘れてはならないのは「じゃ、自分は？」です。
ほとんどの中小企業において、もっともノウハウや経験を持っているのは経営者です。その蓄積された貴重な情報は、チームにとってとても価値あるものであり、これをメンバーと共有し、活用しやすいように「仕組み化されているか？」ということです。
商品開発、販売戦略、広告戦略、人脈開拓などについて「指示命令」はすることがあっても「なぜ、そうするのか？」という指示命令の背景や、その根拠となるノウハウや経験、情報も一緒に伝えなければ、現場は盲目的に指示命令に従うしかありません。これでは「考え、応用する機会」が無いため、結果として人材の成長を阻害します。
経営者自身も「自分の中の情報・ノウハウ・経験」を、チーム全体で共有し、活用できるような「仕組みづくり」が人材の育成や、チームのパフォーマンスを改善するためにとても重要です。
「仕組み化」は、経営者自身にとっても重要であり「他人事」ではないのです。
【自問自答】仕組み化に弱点はないか？
経営者の「仕組み化スキル」は、人材育成を主とする競争力強化のために欠かせないスキルです。「自分は仕組み化を進めているか？」をチェックするための自問自答のサンプルを紹介するので、このような視点で自己内観し、解決すべき課題がないかを確認してみましょう。
- 仕組み化の現状把握
- 主な業務について、そのプロセスが文書化されているか？
- 文書化された業務プロセスは、権限等に応じてアクセスできる状態か？
- 業務プロセスのメンテナンスは定例化され、それ自体が仕組み化されているか？
- 無駄や非効率で困っているメンバー、ガマンしているメンバーはいないか？
- チーム全体を見渡して「オープン性」や「透明感」を感じているか？
- 効率化の可能性
- 現在の業務プロセスに無駄や非効率な部分はあるか？
- 無駄や非効率を改善する具体的な方法は明確か？
- デジタルツールの活用余地はどこにあるか？
- もはや「旧式化」しているツールはないか？
- リスク認識
- 特定のメンバーに依存することでブラックボックス化し、リスクを孕んでいるプロセスは？
- ブラックボックスリスクを放置していないか？改善期限は設定しているか？
- 改善提案
- メンバーからの提案やフィードバックを放置していないか？
- 自己認識
- 自分の中にある、情報やノウハウをチームと共有する仕組みはあるか？
- 自分自身がブラックボックス化している部分を認識しているか？
- そもそも「仕組み化」の重要性を強く認識しているか？
【コーチング】もっと仕組化を進めるために！
コーチとして関わる中小企業経営者の「仕組み化スキル」のトレーニングは、「業務プロセスの可視化と改善」のフォローです。部門ごと、職種ごとに、その実務担当者を交えて事細かなインタビューを重ね、ひとつひとつ紐解いていきます。その標準的な手順は次の通りです。
なお、ここで重要なのは、下記の「仕組み化のためのステップ」を実行するのは経営者自身であり、コーチの仕事は、あくまでも傍らでのフォローです。コーチが仕組み化の代行を行ってしまうと全く意味がありません。「プレーヤーの代わりにコーチが腕立て腹筋してどうすんねん！」です(笑)。自主トレの参考にしてみてください。
- 現状確認
- 業務の理解＝現在の業務プロセスを詳細にインタビューし、ポストイット等を使って可視化。
- 問題点の特定＝ムダな部分、非効率な部分など問題点を特定。
- 目標の設定
- 理想のプロセスを、経営者、部門長、実務担当者とともに検討し、どのように改善するのか？どこを変更するのか？など目標を設定し共有。
- テストラン
- 新しいプロセスを実行し、期待通りに流れるか？新たなリスクはないか？どんなエラーが考えられるかなどを検証し、ブラッシュアップすべき点をリストアップ
- 本格導入
- テストランにて、詳細の調整が終われば、正式に本格導入。
以上、一般的なサンプルです。実務的には、営業部門、開発部門、バックオフィス部門など、それぞれの部門の特徴によって様々なオプションがありますが、基本的な流れはこのとおりです。
この仕組み化のステップで、もっとも重要なのは「１：現状確認」です。
もともとブラックボックス化されているので「全部、洗いざらいピックアップすること」ができるか？がそのあとのステップの成否に関わります。
担当者のインタビューでよく耳にするのは「基本的に・・・です」「原則として・・・です」というフレーズです。諸問題は「例外」に潜んでいます。「基本形・原則型」の正確なヒアリングは重要ですが「例外」をすべてピックアップしきれるように注意しましょう。
【まとめ】仕組み化が進む仕組みづくり
さて、どうですか？
経営脳５つのレイヤーの「第４レイヤー：スキル」のひとつである「仕組み化スキル」について整理しました。
仕組み化は、ムリムダやリスクを軽減するために重要であるばかりではなく、人材育成にも効果的な取り組みです。
仕事を抱え込まず、標準化、マニュアル化、自動化を「担当者レベルで自主的に進めるチーム」のパフォーマンスが高いことは容易に想像できます。
つまり、個々のメンバーにも共通する「基礎スキル」としての「仕組み化スキル」を高めることで「なんでも仕組み化してしまうカルチャー」を醸成することも期待できます。ぜひ「仕組み化が進む仕組み」を作ってください。
もし、課題が見つかったなら、自主トレを重ね解決しましょう。
サポートが必要であれば、いつでも気軽に連絡ください！
以上、お役に立ちますように！
基礎スキル８選
