組織が大きくなってくると複数の部門に分かれてきて、それぞれの成績が気になりだします。
その時に導入を検討するのが「部門別会計」です。
この記事では、中小企業の「部門別会計の設計から導入までの実務ステップ」について解説します。
【用語確認】
部門別会計とは？
「部門別会計」は、「事業別」「地域別」「店別」などが一般的によく知られています。
- 「会社の数字」を「部門別の数字」に分解し
- 「どの部門が稼いでいるのか？」
- 「どの部門に問題があるのか？」
などの経営情報を得るための会計の手法です。
中小企業の多くは市販の会計ソフトで「部門設定」を行って、部門別にデータを入力処理することで運用します。
それを「管理会計の損益計算書」でアウトプットすると、このようになります。
| 全社合計 | A部門 | B部門 | |
|---|---|---|---|
| 売上高 | 25,000 | 15,000 | 10,000 |
| 変動原価 | 15,000 | 12,000 | 3,000 |
| 限界利益 （売上比） | 10,000 40％ | 3,000 20％ | 7,000 70％ |
| 人的コスト （限界利益比） | 3,600 36% | 1,500 50% | 2,100 30% |
| その他コスト | 3,400 | 1,000 | 2,400 |
| 部門利益 創造付加価値 | 3,000 30％ | 500 約17％ | 2,500 約36％ |
「全社合計」の数字からは、次のように見えます。
- 人的コストは、限界利益の40％で収まっており「ギリギリ合格」
- 部門利益（創造付加価値）は30％をクリア
これを、部門に分けてみると、次のように見えます。
- A部門の人的コストは50％にも達しており、部門利益は30％を切っています。
- B部門の人的コストは30％であり、生産性の良さが垣間見えます。
- 売上高が少ないB部門の方がA部門の５倍の利益が計上されています。
このように「部門別」であれば「全社」では見えなかったことが見えてきます。
【重要視点】
部門別会計は目的ありき！
なぜ、部門別会計をやりたいのですか？
私が「部門別会計」の設計や運用サポートの依頼を受けたときにする最初の質問です。
部門別会計は「目的」によって、その設計内容が大きく変わるからです。
一般的に、目的は
「部門別の詳しい業績把握」か
「人事評価への活用」です。
このどちらか？によっても、設計内容は変わります。
たとえば、部門別の詳しい業績把握が目的ならば、「実数値」が優先されます。
なるべく「実数値」が、その発生部門に計上されるように設計します。
一方で、人事評価への活用が目的ならば「公平性」が優先されます。
多店舗展開しているチェーン店で設計する場合を想定してみましょう。
前者（業績把握目的）の場合は「減価償却費」や「地代家賃」は、その発生店舗に「実額」を計上します。
一方で、後者（人事評価目的）の場合は、その店長（部門長）の裁量が及ばないコストは、発生店舗（部門）には負担させず、それに代わる「本部負担金」等の賦課で店舗間の公平性を保つ、という具合です。
ただ、この話をすると、ほとんどの経営者は…
両方大切だよねえ
リアルな実数値も必要だし、
店長評価のための公平な数字も必要…。
目的がひとつであれば、市販の会計ソフトでも実現可能です。
しかし「実数値」も「公平性」も、両方が必要であれば、市販の会計ソフトでは実現できません。
そのような場合は、スプレッドシート（表計算）等を使って独自にフォーマットの設計が必要になります。
【実務手順】
部門別会計の設計４ステップ
目的が決まれば、実際の設計を始めます。
その進め方は、おおむね次のとおりです。
まず「ゴールイメージ」を共有しましょう。
これが「部門別損益計算書」の一例です。
STEP１：タテの設計「利益計算」
最初に「タテ」を設計します。
「タテ」とは、部門利益の計算プロセスです。
たとえば「人件費」を部門別に比較検討したい、というようなニーズがあるとき、一般の会計ソフトでは「販管費（販売費及び一般管理費）」として他のコストと一括集計されているので、それが見えません。
このような場合も、オリジナルのフォーマットを用意する必要があります。
また、それに増して重要なのは「どこまで公表するか？」です。
会議資料として公表する場合、一般の会計ソフトであれば「役員報酬」や「税引後純利益」まで表示されてしまいますが「そりゃ都合が悪い」という場合は「公表・非公表」の境目を決めなければなりません。
これに関しては、この記事を参考にしてください。
STEP２：ヨコの設計「部門設定」
次は「ヨコ」です。つまり「部門」。
一般的には、組織図に沿って設定していきます。
その「階層」や「階層ごとの共通部門」をどうするか？の検討です。
一般的には、共通部門として「本社部門」を設置しますが、それとは別に「経営部門」を設けるかどうか？もこの段階で検討します。
STEP３：コスト負担ルールの検討
「タテ」「ヨコ」の「部門マトリックス」が可視化できれば、次に「どこに計上するか？」のルール作りです。
具体的には「コスト負担ルール」が主となります。
コストのひとつ一つについて「消費部門・発生部門」が負担するか、それとも「本社負担」とし、各部門には負担させないか、などについて検討していきます。
例えば、前述した「業績把握目的」なのか「人事評価目的」なのか、で大きく変わるステップなので慎重に検討しなければなりません。
例えば「減価償却費」で例示します。
Ａ部門もＢ部門も、まったく同じパソコンを使っているとします。
Ａ部門のPCは、前期に取得したもの、
Ｂ部門のPCは、今期に取得したものです。
一般的に、償却費は「定率法」で計算します。
同じパソコンでも「いつ取得したものか？」によって、その金額が異なります。
「それが事実だから、実額負担」という考え方と
「同じPCなのに、負担額が異なるのは不公平おかしい」という考え方があります。
さて「実額負担」か「配賦」かどっちにする？という検討です。
STEP４：共通経費の負担ルール
次に検討するのは「本社経費（共通経費）」の負担ルールです。
一般的に本社部門は「コストセンター」なので収益はなく「赤字部門」となります。
この赤字を、収益部門で「割り勘」するかどうか？の検討です。
「割り勘」するなら、そのルールは？です。
一般的には
「毎月定額を負担」
「毎月の部門利益に応じて負担」の選択になります。
また、「定額」であっても
「全部門同額」なのか
「人数割」なのか、それとも「別の方法」？。
この検討には「本部経費（共通経費）」が、年間どれくらいの金額になるのか？という予算や予測にもとづいてシミュレーションをしながら検討を進めます。
以上が「おおまかな」設計プロセスです。
実務的には、さらに細かなルールが必要になります。
例示しておくと、下記になりますが、これらは、ご要望があれば、改めて別の記事で紹介しようと思います。
気軽にリクエストください！
- 部門間取引（内部取引）の価格ルール
- 部門間の兼任者のコスト負担ルール
- 部門間の人的応援の際の人件費振替ルール
- 赤字部門の「補助金」ルール
- 給与データを実額公表してよいか？それに代わる方法は？
【盲点弱点】
現場の声を軽視しない！
この「部門別会計」を導入（社内リリース）する場合に、意外と盲点になっているのが「現場の声」です。
多くの企業において「部門別会計」は、「経営陣」や「経営企画室」などによって設計、導入されますが、リリースしても「笛吹けど踊らず」ということがあります。
現場が「しらけてる」のです。
その原因は「現場の声」が十分反映されていないからです。
設計の段階で、正しく「目的」を伝えたうえで、現場の希望、要望をヒアリングし、また、そのプロセスで不安を解消していくことが「部門別会計」を上手に設計・運用するコツです。
私もサポートに当たっては最も神経を使うところです。
経営陣の希望や要望を踏まえた上で、各部門長へのインタビューし「机上の空論」や「理論値」にならないように配慮します。
また、このプロセスで「想定外」の経営課題が発見されたり、上層部が知らない複雑な取引が存在していたり、あるいは、もみ消されている事実が発見されたりなど「部門別会計」とは別のテーマが見つかることもあって興味深く取り組んでいます。
【要点整理】
目的を明確にしてから設計する
さて、どうですか？
「中小企業における部門別会計の設計から導入までの実務ステップ」の概要を整理しました。
- 部門別会計の目的を明確にすること
- 部門別会計の設計、４つのステップ
- STEP１：タテの設計「利益計算」
- STEP２：ヨコの設計「部門設定」
- STEP３：コスト負担ルールの検討
- STEP４：共通経費の負担ルール
- 導入前に必ず「現場の声」を聴くこと
部門別会計は、経営課題の発見、収益性の向上、人材育成など、そのメリットは多岐にわたります。
しかし、そのメリットを最大限に引き出すためには「目的に応じた設計」がとても重要です。
「なぜ、部門別会計を実装したいのか？」を、よく検討してから実務に取り組まれることを「強く」おススメします。
お役に立ちますように！
