「いい会議」って言われてもねぇ。
「会議」って、どこも同じでしょ？
そもそも「いい会議」ってナニよ？
私は、仕事柄、いろんな会社の「会議」に参加してきました。
会議に参加すると、経営者から
「間接的」に聞いてたチームに
「直接的」に関わることができるので、
「本当の課題」がよく見えます。
それは、参加依頼をしてくれる経営者の「狙い」でもあります。
第三者の目でチームを見てほしい
でも、です…
その意図を汲んで「チームを見よう」と参加するのですが、それ以前に、まず気になるのは、いつも「会議品質」です。
もったいない会議やなぁ…
会議終了後…
どうやった？
うちのチーム。
いや、チームの前に
「会議のやり方」を
変えた方がエエと思う。
ん？どういうこと？
【最悪会議】
誰の役に立ってるの？
中小企業の「現場」に入ると
多くの「もったいない会議」を見かけます。
- 情報伝達・情報共有だけ
- 報告が主で、現状共有だけ
- 議題に関係のないメンバーまで召集されている
- 特定のメンバーが吊し上げられる
- なぜかケンカ腰のメンバーがいる
- 自発的な発言が少ない
- あからさまに「心ここにあらず」のメンバー
- 途中で、電話に出る、トイレに行く
- 遅刻や中座は自由
書ききれない…
何が「もったいない」のか？
そもそも
「時間がもったいない」だけでなく、
その会議で…
「モチベーション低下」
「イヤな気分になる」
「恐怖を感じる」
なぜ、このような
「チームのパフォーマンス」が落ちてしまう
「もったいない会議」になってしまうのか？
「誰の役に立ってる」のか？
「招集者」がワルイのです。
「ファシリテーター」、つまり
「会議を仕切る人」がいない。
もはや「無法地帯」
さらに「もったいない」を通り越して…
- 一方的に招集者が話す場！
- 気合と根性を注入する場！
- 招集者のストレスをぶちまける場！
…みたいなものまで珍しくありません。
「会議をやります！」ではなく
「講演会をやります！」って
正直に言えよ（笑）
【役割認識】
ファシリテーターの４つの役割
「もったいない会議」にしているのは
「参加者」ではなく
「招集者」です。
「ファシリテーター」になってない。
「facilitate」は「容易にする」「楽にする」「促進する」といった意味の英単語。
要は「仕切る人」がいない。
「ファシリテーター・仕切る人」には、次のような「４つの役割」があります。
- 場を作る役割
会議の目的・ゴール設定、参加者選定、アジェンダ作成など - 引き出す役割
傾聴と問いかけで参加者の意見を活性化 - 整理する役割
雑多な議論を整理・構造化し、論点を明確化 - 決定する役割
参加者の合意を形成し、結論を導く
「なんの場かわからない」「意見を引き出さない」「意見を整理しない」「結論が出ない」…だから、多くの人は「会議はムダ」っていうイメージを持つのです。
でも、その実態は
「会議がムダ」なのではなく
「ムダな会議」が多いのです。
「ファシリテーター」のせいで…
【視点転換】
会議は人材育成の場
では
「もったいない会議」をやめて
「いい会議」にするための
「視点転換」をしましょう。
新しい視点は
「会議は人材育成の場」です。
一般的に「会議」は、大きく二つに分けられます。
- 情報伝達・情報共有のための会議
- 課題発見・課題解決のための会議
「１：情報伝達・情報共有のための会議」は、チャットやメーリングリストなどデジタルに置き換えることができるので、このような会議は、思い切って「廃止」がおススメです。
一方で
「２：課題発見・課題解決のための会議」を
「人材育成の絶好の機会」にアップグレード！
まず、チームに周知、宣言します。
Before
この宣言の前の会議なら、いきなり「どうすればいい？」と問いかけてました。
おそらく、課題共有をせずに、解決策を求めるので「足並み」が揃わず、会議は「どんより」していたはずです。
目的が「課題解決」だからです。
After
視点を「人材育成」に変えました。
だから、目的は
「課題解決」ではなく
「課題発見力の強化」に変わります。
「課題」とは、
「あるべき姿・ゴール」と
「現状」のギャップです。
議長の問いかけは
「どうすればいい？」ではなく
「どうあるべきだろう？」に変わります。
「解決策」の前に
「ゴールイメージの共有」です。
次の問いかけは
「現状は、どうだろう？」です。
これで、解像度の高い
「あるべき姿」と
「現状」の要素の共有ができます。
つまり
「鮮明なゴールイメージ」と
「鮮明な現状」が共有できるので
「鮮明な課題」が共有できる、という理屈。
「課題が鮮明」になると
「８割解決したようなもん」
たったこれだけのことでも、定例会議によって反復練習すれば「課題発見のフレームワーク」を各メンバーにインストールすることができます。
その他の工夫
同様に「計画差異」についてのディスカッションにおいても「人材育成：計画実現力の強化」という「目的」を定めると、「行った？行かなかった？」の「結果共有」で終わることはありません。
「計画実現」＝「正しい計画」×「正しい実行」
このフレームワークに従って、
「まず、そもそも、計画は正しかったか？」
「計画通りに正しく実行したか？」
このように「要素分解」して考えるトレーニングになります。
このように「ちょっとした工夫」をするだけで、メンバーの考動習慣を改善することが可能であり、会議は有意義なものに変わるはずです。
【重要要件】
いい会議の４つのキホン
「人材育成のための会議」にするための
「環境整備」をしましょう。
次の「４つの要件」を整えると
「ビシッ！」とした
「いい会議＝いい環境」になります。
「ファシリテート」もしやすくなりますよ。
- 会議の目的を共有する
会議は何のために開催するのか？
上記の宣言といっしょに
「会議を通じてスキルアップしよう！」と伝えます。
これをチーム全員で共有するだけでも、トレーニング効果は変わります。 - 議題を事前通知する
議題や関連資料は、事前に通知・配布し、参加者に「予習」を促しておきます。
「予習」がないと、会議中に「考える時間」が必要になるので「非効率」です。
「会議」は「考えてきた意見を発する場」です。 - 時間を大切にする
会議の時間は厳守です。
開始予定時間きっかりに開始することは言うまでもありませんが、終了予定時間になれば、仮に議論の途中であってもそこで切り上げ、必要であれば追加日程の調整を行います。
特別な事情がない限り延長はしません。 - 議事録は事後共有する
議事録は必ず作成し、会議終了後に配布します。
配布は参加者のうちの誰かを会議終了後に指名します。
「今日の議事録は、Aさんが発信してください」という具合です。
「議事録発信者に指名されるかも？」という緊張感が、記録スキル、文書作成スキルをトレーニングする機会になります。
【要点整理】
基礎スキルのトレーニング
さて、どうですか？
「会議で人材を育てる」という視点を整理しました。
すでにお気付きかもしれませんが、今回は「課題発見力」と「計画実現力」を例示しましたが、この二つは「基礎スキル８選」の一部です。
「基礎スキル」は、老若男女問わず、全員に必修のスキル。
この「基礎」をチームの全員にインストールすることで、パフォーマンスは「劇的に！」変化します。
他の６つのスキルも、会議を通じてインストールしてあげてください。
もちろん、そのファシリテーターは、
その「お手本たる経営者自身」です。
基礎スキルの詳しいことは、次の記事を参考にしてくださいね。
お役に立ちますように！
