バックオフィスの視点を
「事務処理」から「情報処理」に変えれば
「経営参謀」として機能する。
さて、どうすれば、
その視点転換は進むのか？
もとは軍隊で作戦立案を担う将校を指した
「参謀」。
リーダーを補佐し、戦略の立案、情報収集・分析を行うブレーン的存在です。
そんな「右腕」が欲しいですよね。
でも、中小企業において、なかなか「そのような存在」に出会うことは簡単ではありません。
そこで、提案。
出会えないなら、育てよう！
だれを？
経理担当者。
経理担当者を「参謀」に育てる。
どうやって？
経営者と経理担当者が
「視点を変える」だけ。
経理処理は
「事務処理」という視点を
「情報処理」という視点に変える。
そんな提案を整理しました。
さて、お役に立てるかな？
この話、経理部門を経営参謀にしてしまおう！という提案です。
決して大げさではなく「会社の成長のためにメッチャ重要な話」です！
【現状確認】
経理が物足りなくてモヤモヤ
毎月の経理処理は、誰がやっていますか？
社長自身が、会計ソフトで処理していますか？
それとも、経理担当がいらっしゃいますか？
それとも、税理士事務所にアウトソーシング？
10人～200人規模の中小企業のほとんどは
「経理担当」が日常の処理をして
「税理士事務所」が加除修正して仕上げる。
経営者は、それを「試算表」で報告を受け、
「売上」と「利益」を見て、一喜一憂。
おおよそ、こんな感じじゃないでしょうか？
「それで充分！」なら、この記事は不要です。
でも…
「なんか、物足りないなあ」
「でも、そんなもんでしょ、みんな」
「そもそも、良し悪しがわからない」
…ってモヤモヤしてませんか？
「モヤモヤ」の原因は
「試算表を作る人たち」と
「試算表を見る経営者」の視点の違いです。
【原因解明】
視点が違うのでモヤモヤする
「モヤモヤ」の原因が
「両者の視点の違い」なのであれば
それを無くせば
「モヤモヤ」はなくなります。
経理を担当する人たちは
「試算表」を作る
「事務処理」をしています。
一方、経営者たちは
「試算表」から
「経営情報」を読み取ろうとします。
つまり、視点が「情報処理」なのです。
例えば・・・
- 「ネット回線使用料」と「切手代」
- 経理担当：どちらも「通信費」です。
- 経営者：ネットと切手が同じなん？
- 「社員の通勤手当」
- 経理担当：「旅費交通費」です。
- 経営者：「給与手当」じゃないの？
これに似た印象的なエピソードが稲盛和夫さんの著作でも紹介されています。
減価償却は、定められた耐用年数で計算するのが「常識」です。
だから「実質２年しか使えない設備」でも「法定耐用年数の10年で償却する」のが「常識」です。
でも、稲盛さんは「非常識だ！２年しか使えないなら、２年で費用化しよろ！」でした。
この話で税務当局とケンカしたとか、しなかったとか・・・。
ケンカのネタからして「普通じゃない経営者」やったんやろうなあ。
このように
- 「通信費でごっちゃ」
- 「人件費なのに、他のコスト扱い」
- 「使えないものを資産に計上」
毎月、このような「経理処理の常識」でアウトプットされた「試算表」を見るから、経営者は「モヤモヤ」するのです。
これが
「事務処理の視点」と
「情報処理の視点」の「差」です。
どっちが歩み寄るか？
「会計に強い経営者」は、
経理処理をする人たちに
「科目を分けて！」
「科目を変更して！」
「償却方法を変えて！」と指示し
「情報処理」に引き込むので
「スッキリ」です。
「会計に弱い経営者」は、
経理処理をする人たちに
「これが決まりです」
「みんな、こうしています」
「昔から、こうしています」
「こんなもんです」と言われて
「あ、そう」で引き下がり
「事務処理」に巻き込まれるので
「モヤモヤ」です。
さて、心当たりはあるでしょうか？
【鮮度問題】情報源は古新聞？
「事務処理の視点」と
「情報処理の視点」では
「スピード」も違います。
「事務処理の視点」は
「正確性が最優先」です。
だから
「１円まで合わせるための時間」が必要です。
「試算表は、まだ？」と催促しても
「まだ、完璧ではないので」と出しません。
「なぜ、完ぺきでないの？」と聞き返すと、
「そんなん、後でええやん！」と言いたくなる
「小さな金額」が理由ってことも多々あります。
一方、
「情報処理の視点」は
「鮮度重視」です。
願わくば
「毎月１日に先月の数字を知りたい」はず。
でも、手元に「最新試算表」が届くのは月末近く。
まるで「情報源は古新聞」の如し。
経営者は
「だいたい合っていればいい」のです。
「小さな金額」なら経営判断に影響がないから。
「会計に強い経営者」は、
「速報版を出して！」と指示します。
「小さい数字」は、
あとでゆっくり処理すればいいから、と。
ここにも
「事務処理の視点」と
「情報処理の視点」の差が現れます。
【解決方針】
敵対せずタッグを組む
「事務処理視点」の人は、
「時間」をかけてでも「正確」にするか？
「情報処理視点」の人は
「正確」でなくても、どう「速く」出すか？
事務処理視点の人の「完璧！」は、
「１円単位でミスなくできたこと」です。
情報処理視点の人の「完璧！」は、
「１日でも速く概要がつかめること」です。
この「違う完璧を持った両者」がタッグを組めば、
「スピーディーに正確な情報」が
アウトプットできます。
どうすれば、両者は歩み寄れるのか？
「歩み寄る」ことが重要です。
「どっちかに合わせる」のではありません。
次に「経営側の歩み寄り方」を続けます。
【課題解決】
会計に強くなればいい
さて、経営側は、どのように歩み寄るか？です。
自分から歩み寄ることなく
「情報処理の視点に変えてほしい！」と言っても…
残念ながら、経理処理側の人たちは…
（口には出さないけど）
- 言ってる意味がわからん
- これ以上、仕事を増やさないで
- 経理処理を知らない人は「口出し」しないで
- 速報版？後でゆっくり？それ、二度手間やん
- 科目変更？具体的に指示してよ
- メンバーを増やしてくれたら考える
- 給料を増やしてくれてた考える
「これぞ反対勢力！」ってことを心で呟きます。
その「曇った顔」から察した経営者は…
だよね～
やっぱりいいよ…
今まで通りでいい…
40年近く、税理士をやってると
このように
「引き下がる経営者」をたくさん見てきました。
なぜ「引き下がる」のか？
なぜ「弱気」なのか？
その理由は「経理は専門外」だからです。
自信をもって指示命令できないからです。
だったら「会計に強くなればいい」のです。
「よく分かってない人」を相手にするときと
「よく分かっている人」を相手にするときでは
「対応が変わる」のが「人の常」です。
カウンター越しの料理屋さん。
一般のお客さんなら気楽に調理できますが、「どこかの有名シェフ」が来店したら、たちまち緊張します。
税理士でもそうです。
「会計や税金に強い経営者」には緊張感があるものです。
これと同じです。
「会計に強い経営者」になって
「ゴマカシがきかない人」になれば
「経理担当の人たち」の対応は変わります。
【歩み寄り】
総勘定元帳を熟読する
とはいえ・・・
「会計に強くなる」には時間がかかります。
そこで「とりあえずやること」を提案。
それは「総勘定元帳」を熟読すること。
おそらく、今まで
「ちゃんと見たことない」と思います。
「見る気」もなければ、
「どこに」あるかもわからない。
ですよね？
「総勘定元帳の熟読」です。
「パラパラと読む」のではなく
「熟読」です。
前期１年分を、最初のページから熟読して「ん？」と思うところに、やたら「ポストイット」。
翌日、税理士事務所や、経理のご担当に、その「ん？」を質問する。
この「やりとり」をしながら「読破」してみてください。
経営者なら、様々な気付きがあります。
- 「え？これって通信費とちゃうやん！」
- 「え？こんな大きいの雑費って・・・」
- 「この取引先、外注と違うで！」
- 「弁護士も振込手数料も同じかいなｗ」
この「経営者の純粋な違和感」のすべてが「情報力強化」のためのネタになります。
- 「何が必要な情報なのか？」
- 「何が重要な情報なのか？」
- 「何が不要な情報なのか？」
この「情報価値」は、
経営者でないと分かりません。
なぜなら
「経営者にとっての情報価値」だからです。
「帳簿を熟読すること」
書店にあふれている「ノウハウ本」なんかより、数倍もタメになります。
なぜなら
「他社の作り話」ではなく
「自社の生情報」だからです。
これで、かなり「歩み寄り」ができます。
「社長が総勘定元帳を読んでる！」というだけで、経理処理のご担当への「牽制球」にもなります。これがバカにできない（笑）
【要点整理】
まず、経営者から視点を変える
さて、どうでしょう？
「モヤモヤ」の原因は分かりましたか？
心当たりはありましたか？
実は、この話の本質は・・・
「経営者自身が事務処理視点であるから」です。
経営者が、経理は「事務処理」と思い込んでいるからです。
その証拠に、経理担当の人たちを
「事務がた」
「間接部門」
「バックオフィス」
って言い方をしています。
厳しい言い方をしますが
「モヤモヤ」は「自業自得」です。
経営者自身が、視点を変えるだけで
「経理」は「参謀」に変わります。
「経理」が「参謀」に変われば
「試算表」は
「帳簿の結果」から
「経営の結果」に変わります。
私の経験では
「経理部」という名称を
「経営支援部」に変えるだけでも効果があったくらいです。
その実務は、別記事で紹介します。
「できるかも！」と可能性を感じたなら、こちらの記事も参考にしてください。
お役に立ちますように！
