中小企業の予算管理｜管理会計でPDCAをグルグル回す！

中小企業において「予算管理」は「管理会計」そのものです。

「予算管理」がなければ「管理会計」じゃないといっても過言ではないでしょう。

もし「会社の健全な成長」を望むのであれば、迷う必要はありません。

「運」や「カン」で健全に成長する自信があれば別ですが、そうでない限り経営のルーティンとして「予算管理」がいらない理由はありません。

本稿では、管理会計の活用で目標達成率を高める実務について整理しました。

「10人～200人規模の中小企業経営者」の「自己投資＝経営脳トレーニングのサポート」を目的に、「もっといい会社」に成長するヒントを日々更新しています。
40年近く税理士として中小企業経営を支援し、経営計画や管理会計、組織作りを専門とするマネジメントコーチ・堀井弘三が、その現場で得た豊富な経験と知識に基づき執筆しています。
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【目的確認】
予算管理で目標達成率を高める

「なぜ予算管理が必要なのか？」、まずその目的を確認しておきましょう。

「予算管理」は、文字通り「予算」を「管理」するわけですが、「予算」とは「目標」でもあり、「目標管理」と言い換えることができます。

「経営者（会社）が目指す目標」と「現状」のギャップを数値化することで課題の解像度を高め、その解決によって目指す会社に近づくことが「目的」であり、「管理会計」は、その達成や実現の確率を高めるための道具＝手段です。

【異論反論】
予算管理はムダなのか？

中小企業経営者に「予算管理」を提案すると・・・

「予算を立てても、どうせそのとおりにならないからムダだ」

・・・という意見が返ってくることがあります。

これは「予算クリア」を目的化している人の意見です。

上述したように「予算」は「手段」であって「目的」ではありません。

よく見かける「予算が目的化している人」は、「売上目標が達成すればＯＫ」と考えます。

一方で「予算は手段と考える人」は
「なぜクリアできたのか？／できなかったのか？」というように、そのプロセスを解析しようとします。

「予算」は「結果オーライ」なのではありません。

「予算管理」を通じて、そこに至るプロセスの「なぜ」を明らかにし、成功ノウハウを蓄積したり、また一方で経営課題を解決力を高めることが、とても重要なのです。

「予算管理」を正しく運用すればムダはひとつもありません。

ただし、「正しく運用すれば」・・・。

【重要視点】
予算管理の正しい運用

せっかくの「予算管理」も正しく運用しなければ「ただのメンドウな資料作り」になってしまいます。

これは、前述した「予算管理はムダ」という意見を持っている人の理由のひとつでもあります。

では「予算管理の正しい運用」とは？

その要点を整理すると・・・

1. 予算管理は会社全体で取り組む
2. 目標の目的と根拠を明確にする
3. 月次決算によって行動分析を行う

この３点が重要です。

予算管理は会社全体で取り組む

会社経営がチーム戦である以上、目標をチームで共有することは当然です。

「見せ方」については実務的な工夫が必要ですが、「予算」は全員で目指すべき目標であり、会社全体で取り組むのが原則です。

目標の目的と根拠を明確にする

予算に示されている「目標」が「意味のない数字」であれば、チームはホンキになれません。

チームメンバー＝社員たちが納得し、賛同できる「目的」と「根拠」が必要です。

「なぜ、目標がこれなのか？」です。

例えば、「売上は前期比120％を目指すぞ！」という単なる数字の掛け声ではなく・・・

• 「110％の賃上げを実現するために！」とか
• 「キレイなオフィスに移転するために！」とか
• 「メンバーをあと３人増やすために！」とか
• 「週休３日制を導入するために！」とか
• 「もっとユーザーを増やして地域ナンバーワンになるため！」などなど・・・

誤解を恐れずに言うと「なんでもいい」です。

チームメンバーが盛り上がるなら。

さらに、その「目標」が夢物語ではなく「達成できそう！・手が届きそう！」というリアリティがなければなりません。

そのための「目標の根拠」についても明確にする必要があります。

「この戦略、戦術、作戦、方法なら、目標達成できそう！」という根拠となるストーリー＆シナリオを共有しましょう。

月次決算によって行動分析を行う

正しい予算管理には、精度の高い月次決算による「予実比較」が必要です。

ここでの注意点は、良くても悪くても「予実差異」について、その原因を言語化しチームで共有することです。

その上で「結果に至った行動分析」をします。

「～（理由）～だからクリアできた」
「～（理由）～だからクリアできなかった」というように、
達成か未達に関わらず、それぞれ「結果の原因や理由」を明確にすることで「成功体験」や「経営課題」を全員で共有することができます。

• 予算は正しかったのか？適正だったのか？
• 予算以上の成果は「なぜ」得られたのか？
• 予算に満たなかったのは「なぜ」なのか？

このような「なぜ」を共有するため「月例経営会議」を毎月開催し、ルーティン化しましょう。

このルーティンが「人材育成」にも大きな効果があることは言うまでもありません。

【ＰＤＣＡ】
目標達成のためのルーティン

以上、お気付きのとおり「予算管理」は「ＰＤＣＡ」に他なりません。

このＰＤＣＡサイクルによって目標を達成するプロセスこそが「健全に成長するための基本ルーティン」であり、その道具が「予算管理」なのです。

【要点整理】
健全な成長のための予算管理

「予算管理」をすることなく拡大路線に邁進して「とにかく大きくなろう！」と突き進み、結果として「膨張」してしまう会社が少なくありません。

「不健全な膨張」ではなく「健全な成長」のために必要な「予算管理」です。

「中小企業に予算管理なんて時間のムダ」と豪語し、強烈なリーダーシップで予算管理なんてなくても「健全な成長」をしている経営者もゼロではありませんが、超レアケースです。

特別な経営手法がある、特別なカリスマ性がある、競争相手がいない独占事業を行っている・・・あるいは「健全な成長を目指してない」等の「特別な事情」がない限り「予算管理」は絶対必要です。

繰り返します・・・「健全な成長」のための「予算管理」です。